Dataskydd och behandling av personuppgifter

Respons och bloggkommentarer

Du kan lämna in frågor och respons om webbplatsens innehåll och verksamhet på den responsblankett som finns på webbplatsen. Det är också möjligt att kommentera blogginläggen på webbplatsen.

Vi behandlar dina personuppgifter för att fullgöra vår lagstadgade skyldighet eller utföra en uppgift som gäller ett allmänt intresse.

Registrerade personuppgifter

Vänligen skriv ditt namn på responsblanketten samt även din e-postadress för att vi ska kunna svara dig. Om du vill kan du även uppge från vilken organisation du är.

I bloggkommentarer ber vi dig ange din e-postadress och ditt namn, som sedan visas i kommentarsfältet på webbsidan. 

Utlämnande och överföring av uppgifter

Uppgifter i anslutning till respons och kommentarer överförs inte utanför EU eller EES-området, och de lämnas inte ut för direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskning.

Bevaringstid för uppgifterna

De uppgifter som skickats in via responsblanketten raderas ett år efter att responsen lämnades. Bloggkommentarer förvaras under blogginläggets livscykel.

Besökarstatistik

Allmänna statistiska uppgifter om användningen av webbplatsen samlas och används för att utveckla tjänsterna. Sådana uppgifter är nedladdade sidor, tidpunkt för nedladdningen samt webbläsare och operativsystem. Vi samlar inte in sådana uppgifter om besökarna som gör det möjligt att identifiera enskilda personer. Besökarnas IP-adresser anonymiseras innan de behandlas.  

På vissa av webbplatsens sidor finns inbäddade tredjepartsapplikationer, till exempel flöden från sociala medier, videor eller poddsändningar. I dessa program används kakor som förmedlar information om laddning av sidan till en tredje part. Information om de kakor som används på webbplatsen finns under länken Om kakor (cookies) på webbplatsen.

Tekniska logguppgifter

Vi samlar in tekniska logguppgifter om dataförbindelserna och användningen av webbplatsen. Uppgifterna behövs för att producera tjänsten och säkerställa informationssäkerheten. Logguppgifterna innehåller information som kan kopplas till en enskild person, såsom IP-adress och tidsstämpel. Logguppgifterna används endast för att möjliggöra tjänsten i datakommunikationsnätet och för att reda ut fel och avvikelser i informationssäkerheten.

Avtalsparten till Valtori, som är tjänsteleverantör för publikationssystemet, utnyttjar i sitt nätverk för innehållsleverans cirka en procent av logguppgifterna om besök på webbplatsen i syfte att utveckla sina tjänster. För detta ändamål överförs uppgifterna till Förenta staterna. Logguppgifterna innehåller inte den del som identifierar IP-adressen. 

Via vår webbplats kan du prenumerera på nyhetsbrev och annat aktualitetsmaterial om evenemang och andra aktuella ärenden inom jord- och skogsbruksministeriets uppgiftsområde. 

Vi behandlar personuppgifter i anslutning till prenumerationer för att för att fullgöra jord- och skogsbruksministeriets lagstadgade skyldighet samt med stöd av det samtycke du ger i samband med prenumerationen.

Registrerade personuppgifter

Vi registrerar den e-postadress du ger i samband med prenumerationen. När det gäller nyhetsbrevets prenumeranter sparas dessutom uppgifter om språkval och ämnesområden. Vi använder dina personuppgifter endast för att sända det material du beställt. 

Uppgifterna behandlas av de personer vid ministeriet som utarbetar nyhetsbrev och nyhetsbrevsystemets tjänsteleverantör Lianamailer. Ministeriet har avtalat om behandlingen av personuppgifter med Lianamailer i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen.  

Utlämnande och överföring av personuppgifter

Uppgifter om prenumeranter lämnas ut endast till nyhetsbrevsystemets tjänsteleverantör Lianamailer, som inte får vidareutlämna uppgifter eller använda dem i något annat syfte. Uppgifter om prenumeranter av nyhetsbrev lämnas inte ut med stöd av offentlighetslagen.

Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES eller till internationella organisationer. Uppgifter lämnas inte heller ut för direktmarknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskning.

Bevaringstid för uppgifterna

Uppgifterna i prenumerationstjänsten för aktualitetsmaterial och prenumerationssystemet för nyhetsbrev bevaras tills prenumeranten avslutar prenumerationen.

Vi samlar på förhand in uppgifter om dem som deltar i evenemang som ordnas av ett ministerium eller i ett ministeriums lokaler. Vi behandlar personuppgifter för att kunna ordna evenemang på ett ändamålsenligt sätt och för att garantera vår gemensamma säkerhet.

När du kommer till ministeriets lokaler ska du legitimera dig. Förhandsinsamlingen av uppgifter och legitimeringen grundar sig på fullgörandet av ministeriets lagstadgade skyldighet.

Att bevara uppgifterna efter besök ingår i skötseln av den uppgift av allmänt intresse som hör till ministeriet. När uppgifter om besökarens namn och organisation måste tas med i bokföringsmaterial, behandlas och bevaras uppgifterna med grund i 46 § i förordningen om statsbudgeten.

Registrerade personuppgifter

VI samband med besök registreras besökarens namn, organisation, e-postadress samt eventuellt telefonnummer och tjänstebeteckning. Vid behov registreras även uppgifter om specialdieter.

Behandling av personuppgifter och de som behandlar personuppgifter

Uppgifterna om deltagare och besökare behandlas av de personer vid jord- och skogsbruksministeriet som bereder möten och evenemang. Vi kan också lägga ut behandlingen av personuppgifter i anslutning till evenemang delvis på tredje part. Då garanterar vi genom avtal att personuppgifterna behandlas enligt dataskyddslagstiftningen och i övrigt ändamålsenligt. Tredje parter kan till exempel vara den aktör som ansvarar för evenemangets utrymmen, säkerhet eller servering.

De personuppgifter som hör ihop med lokalreserveringar behandlas i regel i Senaattila-systemet för reservering av lokaler, där besökarnas personuppgifter förutom av oss behandlas av Senatfastigheter Ab och dess underleverantör Avarn Oy. Uppgifter om besökare som registreras i Senaattila-systemet raderas dagligen.

Statsrådets kansli svarar för kameraövervakningen i jord- och skogsbruksministeriets utrymmen. Dataskyddsbeskrivningen om detta finns på statsrådets kanslis webbplats.

Utlämnande och överföring av personuppgifter

Uppgifter om deltagare och besökare lämnas ut utanför statsrådet endast när de behövs på den plats där evenemanget ordnas på grund av arrangörens säkerhetsföreskrifter. När det gäller syftet att sköta en uppgift av allmänt intresse kan man under vissa utbildningar, seminarier och motsvarande evenemang dela ut deltagarlistan till alla deltagare för att främja nätverkande och samarbete, men bara om deltagaren inte har förbjudit att uppgifterna delas ut. 

Om uppgifter om besökare anges i en deltagarlista eller någon annan myndighetshandling är uppgifterna i regel offentliga. Alla har rätt att ta del av uppgifterna i en offentlig myndighetshandling enligt vad som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. 

Uppgifterna lämnas inte ut utanför EU eller EES och inte heller till internationella organisationer när det är fråga om besök eller evenemang utan någon internationell koppling.

Bevaringstid för uppgifterna

Besökarnas personuppgifter bevaras den tid som det behövs för att ordna ett evenemang och för åtgärder efter det, dvs. i högst sex månader efter evenemanget. I enskilda fall är bevaringstiden den tid som ekonomiförvaltningen, arkiveringen eller den tekniska säkerhetskopieringen kräver. Om det finns till exempel kaffe- eller lunchservering under besöket kan personuppgifterna också tas med i ministeriets bokföringsmaterial. Bokföringens verifikat ska i normala fall sparas i sex år från utgången av besöksåret.

När det gäller regelbundna evenemang bevarar vi deltagarlistor och kontaktuppgifter till deltagarna tills det följande motsvarande evenemanget ordnas. I fråga om vissa evenemang kan uppgifterna om deltagarna bevaras antingen i tio år eller permanent i enlighet med statsrådets informationsstyrningsplan. Det gäller till exempel evenemang med en minister som värd som ska registreras som regeringarnas material, eller andra särskilt viktiga evenemang som ordnas av ett ministerium. 

Vi tar emot brev, respons, frågor och begäranden om information som skickats till ministeriet av privatpersoner, representanter för intressegrupper och redaktörer och registrerar dem i statsrådets ärendehanteringssystem. Med hjälp av registreringen visas det att handlingen kommit in, möjliggörs uppföljning av behandlingsskedena för ärenden, bidras det till att genomföra offentlighetsprincipen för handlingar, fås ett sakregister över registrerade handlingar samt rapporter och statistik.

Meddelanden och förfrågningar som sänds till registratorskontoret per e-post sparas vid registratorskontoret i statsrådets ärendehanteringssystem och raderas från e-posten. E-postmeddelanden som innehåller sekretessbelagd information skickas via krypterad e-post.

Vi behandlar dina personuppgifter i anslutning till förfrågningar för att utföra vår uppgift som gäller ett allmänt intresse.

Registrerade personuppgifter

I ärendehanteringssystemet registreras namnuppgifter för den person som inlett ärendet samt innehållet i förfrågan och uppgifter om den som behandlat förfrågan.  

Utlämnande och överföring av uppgifter

Vi kan överlåta uppgifter i anslutning till medborgarbrev och andra förfrågningar till en aktör som begär dem enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES-området. 

Bevaringstid för uppgifterna

Vi bevarar uppgifter i enlighet med jord- och skogsbruksministeriets informationsstyrningsplan. I praktiken innebär det att medborgarbrev som har besvarats bevaras permanent. Medborgarbrev som inte leder till åtgärder bevaras i två år efter att regeringsperioden upphört. Begäranden om information och handlingar bevaras i tio år. Korta begäranden om information från redaktörer och andra intressegrupper som har besvarats direkt per e-post förvaras inte permanent.

Jord- och skogsbruksministeriet producerar information för statsrådets medietjänst som innehåller pressmeddelanden, inbjudningar, beslutsmaterial från möten och kontaktuppgifter avsedda för registrerade medier.

Statsrådets kansli ansvarar för medietjänsten. Dataskyddsbeskrivningen för tjänsten finns på statsrådets kanslis webbplats.

Vi använder sociala medier för att nå allmänheten så heltäckande som möjligt. Om viktiga ärenden informerar vi alltid i pressmeddelanden som publiceras på statsrådets webbplats.

Varje tjänst har separata dataskyddsförfaranden. Jord- och skogsbruksministeriet har profiler på bland annat följande sociala medier:

• X
• Facebook
• Slideshare
• Instagram
• Flickr
• YouTube

För hantering och analys av sina kanaler i sociala medier använder jord- och skogsbruksministeriet tjänsten Meltwater.

Telefonväxeln

Statsrådets telefonväxel förmedlar telefonsamtal till jord- och skogsbruksministeriet tjänstepersoner. Av de telefonsamtal som kommer till växeln registreras tidpunkten för samtalet, uppringarens nummer, det nummer till vilket samtalet förmedlas samt samtalets längd. Det är nödvändigt att lagra dessa tekniska uppgifter för att ministeriet ska kunna fullgöra sina lagstadgade skyldigheter, alltså förmedla samtal och möjliggöra kontakten med kunder och intressegrupper.

Statsrådets samtalsförmedlingstjänst tillhandahålls av Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori och det tekniska genomförandet av Elisa Abp. Jord- och skogsbruksministeriets tjänstepersoner behandlar inte uppgifter om de telefonsamtal som mottas i växeln, om inte växeln på uppringarens begäran förmedlar ett meddelande om att ministeriet ska ringa upp. I detta fall behandlas uppgifterna endast under den tid som det tar att reda ut det ärende som telefonmeddelandet gäller, och därefter raderas uppgifterna. Telefonsamtalen till växeln spelas inte in.

Direkta telefonsamtal till jord- och skogsbruksministeriet

De telefonsamtal som förs med jord- och skogsbruksministeriets tjänstepersoner spelas inte in. Enligt separat överenskommelse kan uppgifter om telefonsamtalet, såsom uppringarens namn och telefonnummer samt vid behov andra uppgifter som behövs för att reda ut ärendet, registreras i ministeriets ärendehantering. Mer information om behandlingen av personuppgifter i anslutning till detta fås på jord- och skogsbruksministeriets dataskyddssidor under rubriken Medborgarbrev, begäran om information och andra förfrågningar.

Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori och Elisa Abp står för jord- och skogsbruksministeriets telefonförbindelser. Ministeriet behandlar samtalsparternas personuppgifter i tjänsteleverantören Elisa Abp:s system.

Telefonsystemet har en funktion för statistikföring. Den samlar endast in uppgifter om antalet samtal. Personuppgifter samkörs inte med dessa uppgifter.

Utlämnande av uppgifter

Uppgifter om telefonsamtal lämnas inte ut regelmässigt. De kan dock på begäran lämnas ut i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. 

I jord- och skogsbruksministeriets arbetsgrupper och projekt behandlas endast de personuppgifter som är nödvändiga med tanke på projektens och arbetsgruppernas uppgifter och mål. Behandlingen grundar sig på fullgörandet av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet eller utförandet av en uppgift som gäller ett allmänt intresse.

Registrerade personuppgifter

När det gäller medlemmar i och samarbetspartner till projekt och arbetsgrupper insamlas och behandlas följande uppgifter: namn, e-postadress, telefonnummer, organisation, ställning eller titel i organisationen och vid behov specialdiet i samband med möten och evenemang. 

Om projektets eller arbetsgruppens verksamhet också omfattar annan behandling av personuppgifter än sådan som gäller ovannämnda intressentgrupper, informeras de registrerade separat om behandlingen.

Utlämnande och överföring av personuppgifter

Namn- och organisationsuppgifterna om medlemmar i projekt och arbetsgrupper publiceras på ministeriets webbplats och i statsrådets tjänst för projektinformation (Hankeikkuna). De personuppgifter som behandlas överförs inte utanför EU eller EES-området. 

Vi lämnar ut uppgifter på begäran i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifter och handlingar är offentliga om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.

Bevaringstid för uppgifterna

Vi bevarar uppgifter om projekt och arbetsgrupper i enlighet med jord- och skogsbruksministeriets informationsstyrningsplan så länge som det är nödvändigt för att sköta ministeriets lagstadgade uppgift.

Informationen om projektets eller arbetsgruppens sammansättning är offentlig och finns på ministeriets webbplats så länge mandatperioden pågår samt i Projektportalen under hela dess livslängd eller tills personen själv skriftligen begär att ministeriet ska radera uppgifterna.

Hörande

Vid det skriftliga hörandet av intressentgrupperna använder vi statsrådets gemensamma tjänster, såsom utlåtande.fi, dinåsikt.fi och ärendehanteringssystemet VAHVA. Dessa tjänster innehåller färdiga dataskyddsbeskrivningar om behandlingen av personuppgifter.

Vid videokonferenser använder vi Teams och Skype. Dataskyddsbeskrivningarna om dem finns på statsrådets kanslis webbplats Dataskydd https://vnk.fi/sv/dataskydd.
 

Ansökningen av jord- och skogsbruksministeriets anslag för forsknings- och utvecklingsverksamhet grundar sig på riktlinjerna för forsknings- och utvecklingsverksamheten och på forskningsplanerna. Utrednings- och forskningsprojekten upphandlas genom öppen ansökan. Ansökningsomgångarna är avsedda för olika organisationer, till exempel för högskolor, forskningsinstitut, företag och föreningar eller för konsortier av dessa, i vilka även internationella aktörer får ingå.

Jord- och skogsbruksministeriets finansiering utlyses under länken Hakuilmoitukset och blanketter och anvisningar i anslutning till forsknings- och utvecklingsanslagen finns under länken Lomakkeet ja ohjeet.  Ansökningar lämnas in och behandlas i tjänsten Hankerahoituksen haku. Användare måste registrera sig för att kunna lämna in en ansökan. 
Beskrivningar av de projekt som fått finansiering finns på adressen MMM:n rahoittama tutkimus ja kehittäminen. 

Ansökningar, beslut och andra dokument som gäller finansieringen av forsknings- och utvecklingsverksamheten registreras i statsrådets ärendehanteringssystem VAHVA.

I samband med ansökningen av forsknings- och utvecklingsanslag behandlar vi personuppgifter för att fullgöra vår lagstadgade skyldighet eller utföra en uppgift som gäller ett allmänt intresse.

Registrerade personuppgifter

Vi registrerar sådana personuppgifter om sökande och genomförare i anslutning till projekt som är viktiga med tanke på projektprocessen, till exempel namn- och kontaktuppgifter för stödmottagarens kontaktperson och för projektledaren. I regel fås uppgifterna av de sökande/genomförarna själva. Dessa uppgifter behandlas av de personer vid ministeriet som behandlar projektansökningar, projektbeslut och utbetalningar.

Andra registrerade uppgifter

Ansökningshandlingar med bilagor, utlåtanden om ansökningar, utbetalningsuppgifter och rapporter om projekten.

Utlämnande och överföring av uppgifter

Uppgifter kan lämnas ut endast inom de gränser som den gällande lagstiftningen kräver och tillåter. Offentliga handlingar utlämnas på begäran i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Även en offentlig handling kan innehålla sekretessbelagda uppgifter eller uppgifter i fråga om vilka utlämnandet har begränsats (vanligtvis personuppgifter).

Sekretessbelagda uppgifter ges till påseende och lämnas ut endast med den berörda partens samtycke, till parten eller med stöd av en lagstadgad rättighet. Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES-området.

Bevaringstid för uppgifterna

Uppgifterna bevaras i enlighet med de föreskrifter som gäller myndigheter och Riksarkivets beslut om bevaringstider.

Ansökningsblanketter samt villkor och begränsningar för jord- och skogsbruksministeriets statsunderstöd finns på adressen Valtionavustukset. Ansökningar lämnas in till jord- och skogsbruksministeriet på adressen registratorskontoret.jsm@gov.fi.

De handlingar som gäller ansökningen och beviljandet av statsunderstöd registreras i statsrådets ärendehanteringssystem VAHVA.

Registrerade personuppgifter

Vi registrerar namn- och kontaktuppgifter för stödmottagarens kontaktperson och de personer som har namnteckningsrätt. Vi behandlar dessa uppgifter för att fullgöra vår lagstadgade skyldighet eller utföra en uppgift som gäller ett allmänt intresse.

Andra registrerade uppgifter

Ansökningshandlingar med bilagor, uppgifter om utbetalningar och rapporter.

Utlämnande och överföring av uppgifter

Uppgifter om statsunderstöd får lämnas ut endast inom de gränser som den gällande lagstiftningen kräver och tillåter. Offentliga handlingar utlämnas på begäran i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Även en offentlig handling kan innehålla sekretessbelagda uppgifter eller uppgifter i fråga om vilka utlämnandet har begränsats (vanligtvis personuppgifter).

Sekretessbelagda uppgifter ges till påseende och lämnas ut endast med den berörda partens samtycke, till parten eller med stöd av en lagstadgad rättighet. Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES-området.

Bevaringstid för uppgifterna

Uppgifterna bevaras i enlighet med de föreskrifter som gäller myndigheter och Riksarkivets beslut om bevaringstider.

I jord- och skogsbruksministeriets register för ekonomi-, avtals- och personalförvaltning lagras uppgifter som behövs vid tjänsteansökningsförfaranden, betalning av arvoden, tjänsteresor och reseersättningar, uträttande av ärenden och arbete vid justitieministeriet, fakturering och betalning av räkningar samt förvaltning av olika avtal.

Vi registrerar de uppgifter som krävs för att fullgöra våra lagstadgade rättigheter och skyldigheter.

Registrerade personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter endast i den omfattning som syftet med behandlingen kräver. De personuppgifter som samlas in kan delas in i följande kategorier: identifieringsuppgifter (t.ex. namn och bankförbindelse), utbetalningsuppgifter (t.ex. reseersättningar), uppgifter som gäller avtal (t.ex. offentliga upphandlingar) och eventuella andra behövliga uppgifter.

Utlämnande och överföring av personuppgifter

Vi kan lämna ut uppgifter eller lägga ut behandlingen av dem endast inom de gränser som den gällande lagstiftningen kräver och tillåter. Uppgifter lämnas regelmässigt ut till finansinstitut för utbetalningar, till Keva för pensioner, till skatteförvaltningen för beskattning och till skyddspolisen för säkerhetsutredningar. Därtill har behandlingen av personuppgifter lagts ut till Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning och systemleverantörerna. En resebyrå kan överföra personuppgifter till tredjeländer och ansvarar i egenskap av personuppgiftsansvarig för att personuppgifterna behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen.

Bevaringstid för uppgifterna

Personuppgifter som hör till ekonomi-, avtals- och personalförvaltningen bevaras i enlighet med den lagstiftning som reglerar dessa helheter. Vi ger på begäran närmare information om bevaringstiden för personuppgifter i ett specifikt system.

Uppgifter om jord- och skogsbruksministeriets lediga tjänster lämnas in i tjänsten Valtiolle.fi, som är den huvudsakliga kanalen för att lämna in arbetsansökningar. I tjänsten Valtiolle.fi insamlas de uppgifter som är väsentliga för urvalsprocessen och som sökanden själv lämnar in på sin arbetsansökan. Vid slutet av ansökningsprocessen utarbetas en jämförelsepromemoria, där sökandenas meriter jämförs i enlighet med statstjänstemannalagen och arbetsmarknadsverkets anvisningar.

Ansökan kan också lämnas in per e-post och i pappersform till vårt registratorskontor på det sätt som nämns i arbetsannonsen. 

Vi behandlar uppgifter om sökande för att fullgöra den personuppgiftsansvarigas lagstadgade rättigheter och skyldigheter. Vid behandlingen av personuppgifter iakttas dessutom statstjänstemannalagen (750/1994), statstjänstemannaförordningen (971/1994) och lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004).

Registrerade personuppgifter

Vi samlar in följande personuppgifter: identifieringsuppgifter om sökanden (namn, kön, adress, telefonnummer, e-postadress och eventuella andra kontaktuppgifter), uppgifter som sökanden angett i ansökan (t.ex. uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet), övriga uppgifter som sökanden lämnat till stöd för sin ansökan (t.ex. matrikel/meritförteckning, skolbetyg och studieintyg, arbetsintyg, referenser som den sökande angett), videomaterial från rekryteringsprocessen samt övriga nödvändiga uppgifter som hänför sig till arbetsansökan och villkoren för tillsättningen av tjänsten.

Om du blir aktuell för tjänsten eller uppdraget görs med ditt samtycke en säkerhetsutredning av dig (säkerhetsutredningslagen 726/2014). Närmare information om säkerhetsutredningen och rättigheterna för den som utredningen gäller finns på skyddspolisens webbplats.

Andra registrerade uppgifter

Beskrivningar av de ledigförklarade tjänsterna/befattningarna.

Utlämnande och överföring av uppgifter

Uppgifter lämnas inte ut regelmässigt. Vi lämnar ut uppgifter på begäran i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifter och handlingar är offentliga om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.

De utnämningsärenden som det fattas beslut om vid statsrådets allmänna sammanträde eller vid föredragning för republikens president publiceras som statsrådets beslut.

Vi lämnar inte ut uppgifter utanför EU eller EES-området. 

Bevaringstid för uppgifterna

Ansökningar som lämnats in under rekryteringsprocesser raderas ur tjänsten Valtiolle.fi tolv (12) månader efter att rekryteringsprocessen har avslutats. Ur den del i tjänsten Valtiolle.fi som syns för arbetsgivaren raderas ansökningarna tre månader efter att rekryteringsprocessen har avslutats. 

Förvaringstiderna för personuppgifter som ansluter till rekryteringsprocessen vid jord- och skogsbruksministeriet fastställs enligt statsrådets informationsstyrningsplan och arkivlagen (831/1994).

Jord- och skogsbruksministeriet styr och ansvarar för utvecklingen och underhållet av informationssystem, informationsresurser och register för fiskerinäringen och nyttjandet och vården av fiskeresurserna, med undantag för registret över fiskevårdsavgifter och det informationssystem som behövs för att sköta det, som styrs av Forststyrelsen. 

Bestämmelser om registren finns i lagen om ett påföljdssystem för och tillsynen över den gemensamma fiskeripolitiken (1188/2014), lagen om det nationella genomförandet av Europeiska unionens gemensamma fiskeripolitik (1048/2016), lagen om fiske (379/2015) samt i lagen om registrering av fiskefartyg och vattenbruksfartyg som används till havs (690/2010).

Register för fiskerinäringen

Jord- och skogsbruksministeriet är gemensam personuppgiftsansvarig i följande register för fiskerinäringen. De övriga personuppgiftsansvariga anges inom parentes.

• registret över kommersiella fiskare (NTM-centralerna)
• fiskerinäringens fångstregister (NTM-centralen i Egentliga Finland och Gränsbevakningsväsendet)
• registret över förhandsuppköpare (NTM-centralen i Egentliga Finland och Gränsbevakningsväsendet)
• registret över avräkningsnotor (NTM-centralen i Egentliga Finland och Gränsbevakningsväsendet)
• satellitövervakningssystemet för fartyg (NTM-centralen i Egentliga Finland och Gränsbevakningsväsendet)
• rapporterings- och tillståndsregistret för fiskeövervakning (NTM-centralen i Egentliga Finland och Gränsbevakningsväsendet)
• registret över övervakningar (NTM-centralen i Egentliga Finland och Gränsbevakningsväsendet)
• registret över fångstintyg (NTM-centralen i Egentliga Finland)
• överträdelseregistret (Livsmedelsverket)
• registret över aktörsspecifika fiskekvoter inom kommersiellt fiske (NTM-centralen)
• fiskefartygsregistret (NTM-centralen i Egentliga Finland)
• fiskefartygsregistret för insjövatten (NTM-centralen)
• informationssystem för Europeiska havs-, fiskeri- och vattenbruksfonden (EHFVF) , registret för strukturstöd för kommersiellt fiske (Närings-, trafik- och miljöcentraler och UF-centret).

NTM-centralen i Egentliga Finland är huvudsaklig personuppgiftsansvarig i alla de register där NTM-centralen eller NTM-centralerna är en personuppgiftsansvarig. Huvudsaklig personuppgiftsansvarig för överträdelseregistret är Livsmedelsverket. Den huvudsakliga personuppgiftsansvariga ansvarar för de personuppgiftsansvarigas allmänna skyldigheter såsom utlämnandet av information.

De personuppgifter som behövs i registren fås av personerna själva till exempel i samband med stödansökningar och andra projektformulär samt när de uträttar ärenden i e-tjänsterna. Personuppgifter fås även från befolkningsdatasystemet som upprätthålls av myndigheten för digitalisering och befolkningsdata och via identifikationstjänsten Suomi.fi.

Registrerade personuppgifter

I fiskerinäringens informationsresurs samlas och registreras de personuppgifter som är nödvändiga för att föra registret. 

Dessa uppgifter är i fråga om fiskerinäringsstöden till exempel namn, telefonnummer, e-postadress och ställning i organisationen för den som söker stöd, projektets kontaktperson eller den som deltar i utbildning. När det gäller registren för genomförandet och tillsynen av den europeiska gemensamma fiskeripolitiken registreras de personuppgifter som är nödvändiga för att föra register över aktörer, rapportörer och tillsynsobjekt. I fråga om myndighetsanvändare registreras bland annat personbeteckning, användarnamn, användarens namn, befattning, e-postadress och telefonnummer. Mer information om de personuppgiftsansvariga och de kategorier av personuppgifter som lagrats i registren finns i de registerspecifika dataskyddsbeskrivningarna på jord- och skogsbruksministeriets webbsidor om dataskydd och i lagarna om respektive register.

Utlämnande och överföring av uppgifter

Bestämmelser om utlämnandet av uppgifter finns i lagstiftningen om de olika registren, och utöver det kan vi lämna ut uppgifter på begäran i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Närmare uppgifter om utlämnandet av uppgifter från de olika registren finns i de registerspecifika dataskyddsbeskrivningarna på jord- och skogsbruksministeriets webbsidor om dataskydd.  

Information om positiva beslut om finansiering (projekt) från Europeiska havs-, fiskeri- och vattenbruksfondens medel publiceras i den offentliga informationstjänsten. Stödmottagaren har godkänt att uppgifterna offentliggörs genom att skriva under ansökan.

Vi lämnar inte ut dina personuppgifter för direktmarknadsföring, marknadsundersökningar eller opinionsundersökningar. Uppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES eller till internationella organisationer, med undantag för registret över fångstintyg. Från registret över fångstintyg utlämnas uppgifter i enlighet med rådets förordning nr 1005/2008.

Mer information om registren för fiskerinäringens informationsresurs ges i första hand av kontaktpersonen för de personuppgiftsansvariga som anges i dataskyddsbeskrivningarna samt vid jord- och skogsbruksministeriet av Ali Lindahl (fornamn.efternamn@gov.fi) och när det gäller registren för nyttjande och vård av fiskeresurserna av Jouni Tammi (fornamn.efternamn@gov.fi).

Bevaringstid för uppgifterna

En del av de uppgifter som lagras i registren bevaras permanent i elektronisk form med stöd av arkivlagen och arkivverkets beslut. Tidsfristen för bevarade uppgifter och bevaringstider fastställs i lagarna om respektive register. Uppgifter om projekten förvaras i enlighet med systemens informationsstyrningsplan i minst 20 år från det att projektet avslutades.

Registren för informationsresursen för nyttjande och vård av fiskresurserna

Personuppgiftsansvariga för informationsresursen för nyttjande och vård av fiskeresurserna är NTM-centralerna, Forststyrelsen, Naturresursinstitutet och fiskerinäringsområdena. Dataskyddsbeskrivningar för dessa register upprätthålls av respektive personuppgiftsansvarig. 

Information om de personuppgifter som lagras i registren för nyttjande och vård av fiskeresurserna finns i lagen om fiske (379/2015) och i dataskyddsbeskrivningarna hos respektive personuppgiftsansvarig. I fråga om myndighetsanvändare registreras bland annat personbeteckning, användarnamn, användarens namn, befattning, e-postadress och telefonnummer. I registren lagras inte kundernas personbeteckningar med undantag för registret över fiskeövervakare. 

Visselblåsarskydd, det vill säga skydd för rapporterande personer, gör det möjligt att rapportera överträdelser på ett säkert sätt. Överträdelser kan rapporteras genom en intern eller en extern rapporteringskanal. Bara anställda vid statsrådets kansli har tillgång till statsrådets kanslis interna rapporteringskanal. Övriga personer, exempelvis pensionerade tjänstemän eller anställda hos samarbetspartner, kan lämna en rapport om sådana överträdelser i statsrådets kanslis verksamhet som de upptäckt i sitt arbete och som omfattas av visselblåsarlagens tillämpningsområde till justitiekanslersämbetets centraliserade externa rapporteringskanal.

Syftet med och grunden för behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter anknyter till de uppgifter som föreskrivs i visselblåsarlagen (1171/2022). Enligt 30 § i visselblåsarlagen får den personuppgiftsansvarige behandla uppgifter som anknyter till särskilda kategorier av personuppgifter samt till fällande domar i brottmål och till brott endast om behandlingen är nödvändig med tanke på visselblåsarlagens syfte.
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen (behandling som behövs för fullgörandet av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter).

Uppgifter som behandlas

Rapporter som behandlas som ärenden som gäller visselblåsarskydd kan innehålla vilka personuppgifter som helst som den rapporterande personen har uppgett i sin rapport.
I ärenden som gäller visselblåsarskydd registreras den rapporterande personens personuppgifter inte som uppgifter om den som inlett ärendet i ärendets eller handlingens kontaktuppgifter. Inte heller personuppgifter om föremålet för rapporten registreras i ärendets eller handlingens kontaktuppgifter. Personuppgifter om den rapporterande personen och om föremålet för rapporten behandlas dock i handlingar som hänför sig till rapporten, till exempel i informationen om överträdelsen.

Personuppgifterna om den rapporterande personen och om föremålet för rapporten enligt visselblåsarlagen är alltid sekretessbelagda i sin helhet.

Situationer där uppgifter om den rapporterande personens identitet kan lämnas ut till en annan myndighet eller till föremålet för rapporten

Den som ansvarar för handläggningen av en rapport får trots den sekretess som det föreskrivs om i visselblåsarlagen lämna information om identiteten för den rapporterande personen och andra personer som nämns i rapporten, samt andra uppgifter som direkt eller indirekt avslöjar identitet, till en person som har utsetts att utreda rapportens riktighet, om det är nödvändigt att lämna denna information för att rapportens riktighet ska kunna utredas.
Den som ansvarar för handläggningen av en rapport får trots sekretessbestämmelserna även lämna information om identiteten för den rapporterande personen, föremålet för rapporten och andra personer som nämns i rapporten samt andra uppgifter som direkt eller indirekt avslöjar identitet, om informationen behövs

• till den behöriga myndigheten, för utredning av rapportens riktighet
• till förundersökningsmyndigheter, för att förebygga, avslöja och utreda brott och föra brott till åtalsprövning
• till åklagare, för de uppgifter som det föreskrivs om i 9 § i lagen om Åklagarmyndigheten (32/2019)
• till föremålet för rapporten, för uppgörande, framställande eller försvar av rättsliga anspråk i samband med en handläggning i domstol eller i ett rättsligt eller administrativt förfarande utanför domstol.

Särskilda bestämmelser om rätten för en part att få sekretessbelagd information finns någon annanstans i lag.

Föremålet för rapporten har rätt att lämna ut den rapporterande personens identitet och få information av myndigheterna om den rapporterande personens identitet, om det behövs för att uppgöra, framställa eller försvara rättsliga anspråk i samband med ett rättsligt förfarande.
Den som ansvarar för handläggningen av en rapport ska i förväg informera den rapporterande personen om att hans eller hennes identitet kommer att lämnas ut, om inte denna information äventyrar utredningen av rapportens riktighet, en förundersökning eller en rättegång i anknytning till ärendet. Den behöriga myndigheten ska dessutom ge den rapporterande personen en skriftlig utredning om orsakerna till att sekretessbelagd information lämnas ut.

Behandlingen av uppgifter begränsas inom organisationen och tidsmässigt

I ärenden som gäller visselblåsarskydd får personuppgifter behandlas endast av de personer vid det ministerium som ärendet gäller som utsetts för uppgiften i enlighet med visselblåsarlagen.
Handlingar som har lämnats till ministeriet eller upprättats vid ministeriet samt de personuppgifter som ingår i dessa ska bevaras i enlighet med de lagringstider som anges i informationsstyrningsplanen. Vid fastställandet av lagringstiderna har bestämmelserna i 29 § 2 mom. i visselblåsarlagen beaktats.

Uppgifter som registrerats i ärendehanteringssystemet överförs inte till tredjeländer eller till internationella organisationer.

Den registrerades rättigheter

Den registrerades rätt att begränsa behandlingen tillämpas inte på ärenden som gäller visselblåsarskydd. Den registrerades rätt att få tillgång till uppgifter får begränsas om det är nödvändigt och proportionerligt för att säkra utredningen av rapportens riktighet eller skydda den rapporterande personens identitet. Om endast en del av uppgifterna är sådana att de inte omfattas av rätten att få tillgång till uppgifter, har den registrerade rätt att få tillgång till de övriga uppgifter som rör honom eller henne. Den registrerade har rätt att få information om orsakerna till begränsning och att begära att uppgifterna lämnas till dataombudsmannen i enlighet med 34 § 3 och 4 mom. i dataskyddslagen (1050/2018).

Begäran om information som gäller personuppgifter, begäran om rättelse eller komplettering av personuppgifter och begäran om begränsning av behandlingen ska riktas till den personuppgiftsansvarige.

Mer information: Behandling av personuppgifter