Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely

Palaute ja blogikommentointi

Verkkosivustojen palautelomakkeella voit lähettää kysymyksiä ja palautetta sivuston sisällöstä ja toiminnasta. Sivustoilla on mahdollista myös kommentoida blogikirjoituksia.

Käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Tallennetut henkilötiedot

Palautelomakkeella pyydämme palautteenantajan nimen sekä vastausta varten sähköpostiosoitteen. Halutessaan voi antaa myös organisaation nimen.

Blogikommentoinnissa pyydämme sähköpostiosoite ja nimi, joka näytetään verkkosivuilla kommentin yhteydessä.

Tietojen luovutus ja siirto

Palautteisiin ja kommentointiin liittyviä tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle, eikä niitä luovuteta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia, henkilömatrikkeleita tai sukututkimuksia varten.

Tietojen säilytysaika

Palautelomakkeella lähetetyt tiedot poistetaan, kun palautteesta on kulunut vuosi. Blogikommentit säilytetään blogikirjoituksen elinkaaren ajan.

Kävijäseuranta

Sivustojen käytöstä kerätään yleisiä tilastotietoja, joita käytetään verkkopalvelujen kehittämiseen. Näitä tietoja ovat ladatut sivut, latausajankohta sekä käytetty verkkoselain ja käyttöjärjestelmä. Sivustojen kävijäseuranta ei kerää tietoja, joista yksittäinen henkilö voidaan tunnistaa. Kävijöiden IP-osoitteet on anonymisoitu ennen niiden käsittelyä.

Joillekin sivuston sivuille on upotettu sivuston ulkopuolinen sovellus, kuten sosiaalisen median syöte, video tai podcast. Näissä sovelluksissa käytetään evästeitä, jotka välittävät tiedon sivun latauksesta kolmannelle osapuolelle. Sivustolla käytetyistä evästeistä löytyy tietoa sivulta Evästeistä verkkosivustolla.

Tekniset lokitiedot

Verkkosivujen tietoliikenneyhteyksistä ja käytöstä kerätään teknisiä lokitietoja, joita tarvitaan palvelun tuottamiseen ja tietoturvallisuudesta huolehtimiseen. Lokitietoihin sisältyy tietoja, jotka voi olla mahdollista yhdistää henkilöön, kuten IP-osoite ja aikaleima. Näitä lokitietoja käytetään vain palvelun mahdollistamiseksi tietoliikenneverkossa sekä virhetilanteiden ja tietoturvapoikkeamien selvittämiseksi.

Julkaisualustan palveluntarjoajan Valtorin sopimuskumppani hyödyntää sisällönjakeluverkossa palvelunsa kehittämiseen noin yhtä prosenttia sivustokäyntien lokitiedoista. Ne siirretään tässä tarkoituksessa Yhdysvaltoihin. Lokitiedot eivät sisällä IP-osoitteiden yksilöivää osuutta.

Verkkosivujemme kautta voit tilata uutiskirjeitä ja muita ajankohtaisaineistoja, joilla viestimme uutisia sekä tietoa tapahtumista ja muista ajankohtaisista asioita maa- ja metsätalousministeriön tehtäväalueella.

Käsittelemme tilauksiin liittyviä henkilötietoja maa- ja metsätalousministeriön lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi sekä tilauksessa antamasi suostumuksen perusteella.

Tallennetut henkilötiedot

Tallennamme tilauksen yhteydessä antamasi sähköpostiosoitteen. Uutiskirjeen tilaajista säilytämme lisäksi kielivalinnan ja tilausten aihealueet. Käytämme henkilötietojasi vain tilaamiesi aineistojen lähettämistä varten.

Tietoja käsittelevät uutiskirjeitä tekevät henkilöt ministeriössä sekä uutiskirjejärjestelmäpalvelun toimittaja Lianamailer, jonka kanssa ministeriö on sopinut henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Henkilötietojen luovutus ja siirto

Luovutamme tilaajatietoja ainoastaan uutiskirjejärjestelmän toimittajalle Lianamailerille, joka ei saa luovuttaa niitä eteenpäin tai käyttää niitä muuhun tarkoitukseen. Uutiskirjeen tilaajatietoja ei luovuteta julkisuuslain perusteella.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille. Tietoja ei myöskään luovuteta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia, henkilömatrikkeleita tai sukututkimuksia varten.

Tietojen säilytysaika

Tiedot ajankohtaisaineistojen tilauspalvelussa sekä uutiskirjeiden tilausjärjestelmissä säilytetään, kunnes lopetat tilauksesi.

Keräämme tietoja ministeriön järjestämiin tai ministeriön tiloissa järjestettäviin tilaisuuksiin osallistujista etukäteen. Henkilötietoja käsitellään tilaisuuksien asianmukaiseen järjestämiseen ja yhteisen turvallisuutemme varmistamiseksi.

Saapuessasi ministeriön tiloihin sinun pitää todistaa henkilöllisyytesi. Tietojen etukäteinen kerääminen ja henkilöllisyyden toteaminen perustuvat ministeriön lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Tietojen säilyttäminen vierailun jälkeen perustuu ministeriölle kuuluvan yleisen edun mukaisen tehtävän hoitamiseen. Silloin kun tieto vierailijan nimestä ja organisaatiosta on liitettävä osaksi kirjanpitoaineistoa, näiden tietojen käsittely ja säilyttäminen perustuu valtion talousarviosta annetun asetuksen 46 §:ään.

Tallennetut henkilötiedot

Vierailun yhteydessä tallennetaan vierailijan nimi, organisaatio, sähköpostiosoite sekä mahdollisesti puhelinnumero ja virkanimike. Lisäksi tarvittaessa tallennetaan tieto erityisruokavaliosta.

Henkilötietojen käsittely ja käsittelijät

Osallistuja- ja vierailijatietoja käsittelevät tilaisuuksia ja tapahtumia valmistelevat henkilöt maa- ja metsätalousministeriössä. Voimme myös ulkoistaa tapahtumien järjestämisen henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin varmistamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Kolmansia osapuolia voivat olla esim. tapahtuman tiloista, turvallisuudesta tai tarjoilusta vastaava taho.

Tilavarauksiin liitettävät henkilötiedot käsittelemme pääsääntöisesti Senaattila-tilavarausjärjestelmässä, jossa vierailijoiden henkilötietoja käsittelevät lisäksemme Senaatti-kiinteistöt Oy sekä sen alihankkijana toimiva Avarn Oy. Senaattila-tilavarausjärjestelmästä vierailijoiden tiedot poistetaan päivittäin.

Valtioneuvoston kanslia vastaa kameravalvonnasta maa- ja metsätalousministeriön tiloissa. Tähän liittyvä tietosuojaseloste on luettavissa valtioneuvoston kanslian sivuilta.

Henkilötietojen luovutus ja siirto

Osallistuja- ja vierailijatietoja ei luovuteta valtioneuvoston ulkopuolelle muulloin kuin silloin, kun tapahtumapaikka tarvitsee niitä omien turvallisuusmääräystensä vuoksi. Joissakin koulutustilaisuuksissa, seminaareissa ja vastaavissa tapahtumissa osallistujalista voidaan yleisen edun mukaisen tehtävän hoitamiseksi jakaa muille osallistujille verkostoitumista ja muuta yhteistyötä varten, ellei osallistuja ole kieltänyt tietojen jakamista.

Jos vierailijatiedoista muodostuu osallistujalista tai muu viranomaisen asiakirja, se on lähtökohtaisesti julkinen. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta viranomaisen asiakirjasta siten kuin laissa viranomaisten julkisuudesta säädetään.

Kun kyseessä on vierailu tai tapahtuma vailla kansainvälisiä kytkentöjä, tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysaika

Vierailijoiden henkilötietoja säilytetään tilaisuuden järjestämiseen ja jälkitoimiin tarvittavan ajan, enintään kuusi kuukautta tilaisuuden jälkeen, ja tapauskohtaisesti taloushallinnon, arkistoinnin tai teknisten varmuuskopioiden säilyttämisen vaatima aika. Esimerkiksi kahvi- tai lounastarjoilun sisältävissä vierailuissa henkilötiedot voidaan viedä osaksi ministeriön kirjanpitoaineistoa. Kirjanpidon tositeaineiston säilytysaika on normaalisti kuusi vuotta vierailuvuoden päättymisestä.

Säännönmukaisesti toistuvien tapahtumien osallistujalistoja ja osallistujien yhteystietoja säilytetään seuraavan vastaavan tapahtuman järjestämiseen asti. Joidenkin tapahtumien osallistujatietoja voidaan säilyttää valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti kymmenen vuotta tai pysyvästi. Tällaisia ovat esimerkiksi hallitusten aineistoina kirjattavat ministerin isännöimät tilaisuudet, tai muut merkitykseltään erityisen tärkeät ministeriön järjestämät tilaisuudet. 
 

Otamme vastaan yksityishenkilöiden, sidosryhmien edustajien ja toimittajien ministereille ja ministeriöille lähettämät kirjeet, palautteet, kysymykset ja tietopyynnöt sekä muut yhteydenotot ja rekisteröimme ne valtioneuvoston asianhallintajärjestelmään.

Sähköpostitse kirjaamoon saapuvat viestit ja yhteydenotot tallennetaan kirjaamossa valtioneuvoston asianhallintajärjestelmään ja poistetaan sähköpostista. Salassa pidettävää tietoa sisältävät sähköpostit lähetetään salatulla turvasähköpostilla.

Käsittelemme yhteydenottoihin liittyviä henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Tallennetut henkilötiedot

Asianhallintajärjestelmään tallennetaan asian vireille panneen henkilön nimitiedot sekä yhteydenoton asiasisältö ja käsittelijän tiedot. 

Tietojen luovutus ja siirto

Voimme luovuttaa kansalaiskirjeisiin ja muihin yhteydenottoihin liittyviä tietoja niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle. 

Tietojen säilytysaika

Säilytämme tietoja maa- ja metsätalousministeriön tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Käytännössä se tarkoittaa, että kansalaiskirjeet, joihin olemme vastanneet, säilytetään pysyvästi. Sen sijaan kansalaiskirjeitä, jotka eivät aiheuta toimenpiteitä, säilytetään kaksi vuotta hallituskauden päättymisestä. Tieto- ja asiakirjapyyntöjä säilytetään kymmenen vuotta. Toimittajien ja muiden sidosryhmien lyhyitä tietopyyntöjä, joihin on vastattu suoraan sähköpostitse, emme säilytä pysyvästi.
 

Maa- ja metsätalousministeriö tuottaa tietoa valtioneuvoston mediapalveluun, joka sisältää rekisteröityneiden tiedotusvälineiden käyttöön tarkoitettuja tiedotteita, kutsuja, istuntojen päätösaineistot ja yhteystietoja.

Mediapalvelusta vastaa valtioneuvoston kanslia. Palveluun liittyvä tietosuojaseloste on luettavissa valtioneuvoston kanslian sivulta.

Käytämme sosiaalisen median palveluita, jotta viestintä tavoittaisi mahdollisimman monia kansalaisia. Tärkeistä asioista kerromme aina tiedotteissa, jotka julkaistaan valtioneuvoston verkkosivuilla.
Palveluilla on omat tietosuojakäytäntönsä. Maa- ja metsätalousministeriöllä on sosiaalisen median profiilit mm. seuraavissa palveluissa:

• Twitter
• Facebook
• Slideshare
• Instagram
• Flickr
• YouTube

Maa- ja metsätalousministeriö käyttää sosiaalisen median kanavien hallinnointiin ja analytiikkaan Meltwaterin palveluja.

Puhelinvaihde

Valtioneuvoston puhelinvaihde välittää puheluja maa- ja metsätalousministeriön virkahenkilöille. Vaihteeseen saapuvista puheluista tallennetaan soittoaika, soittajan numero ja numero, johon puhelu välitetään sekä puhelun kesto. Näiden teknisten tietojen tallentaminen on välttämätöntä ministeriön lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi eli puheluiden välittämiseksi sekä yhteydenpitoon asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa.

Valtioneuvoston puhelunvälityspalvelun toteuttaa Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori ja teknisen toteutuksen Elisa Oyj. Maa- ja metsätalousministeriön virkahenkilöt eivät käsittele vaihteeseen saapuvien puheluiden tietoja, ellei puhelinvaihde välitä soittajan pyynnöstä soittopyyntöä ministeriölle. Näissä tapauksissa tietoja käsitellään vain sen aikaa, kun soittopyyntöä koskevan asian selvittäminen vaatii, minkä jälkeen tiedot poistetaan. Puhelinvaihteen puheluja ei nauhoiteta.

Suorat puhelut maa- ja metsätalousministeriölle

Maa- ja metsätalousministeriö virkahenkilöiden kanssa käytäviä puhelinkeskusteluja ei nauhoiteta. Erikseen sovittaessa puheluun liittyviä tietoja, kuten soittajan nimi ja puhelinnumero sekä tarvittaessa muita asian selvittämisen kannalta välttämättömiä tietoja, voidaan rekisteröidä ministeriön asianhallintaan. Lisätietoja tähän liittyvästä henkilötietojen käsittelystä saa maa- ja metsätalousministeriön tietosuojasivuilta Kansalaiskirjeet, tietopyynnöt ja muut yhteydenotot -kohdasta.

Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori ja Elisa Oyj toteuttavat maa- ja metsätalousministeriön puhelinyhteydet. Ministeriö käsittelee puhelujen osapuolten henkilötietoja Elisa Oyj:n järjestelmässä.
Puhelinjärjestelmässä on tilastointiominaisuus. Sen kautta kerätään tietoa ainoastaan puhelujen määristä. Näihin tietoihin ei yhdistellä henkilötietoja.

Tietojen luovutus

Puheluihin liittyviä tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Niitä voidaan kuitenkin luovuttaa pyynnöstä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. 

Maa- ja metsätalousministeriön asettamissa työryhmissä ja hankkeissa käsitellään vain niiden tehtävien ja tavoitteiden kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen.

Tallennetut henkilötiedot

Hankkeiden ja työryhmien jäsenistöön tai yhteistyökumppaneihin kuuluvista kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaatio, asema tai titteli organisaatiossa sekä erityisruokavalio. 

Jos hankkeen tai työryhmän toimintaan liittyy myös muuta kuin em. sidosryhmiä koskevaa henkilötietojen käsittelyä, siitä informoidaan rekisteröityjä erikseen.

Henkilötietojen luovutus ja siirto

Hankkeiden ja työryhmien jäsenistön nimi- ja organisaatiotiedot julkaistaan ministeriön verkkosivuilla ja valtioneuvoston hankehallinnan palvelussa (Hankeikkuna). Käsiteltäviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle. 

Luovutamme henkilötietoja niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme hankkeisiin ja työryhmiin liittyviä tietoja maa- ja metsätalousministeriön tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti niin kauan kuin se on tehtävän hoitamiseksi tarpeen.

Tieto hankkeen tai työryhmän kokoonpanosta on julki ministeriön verkkosivulla sen toimikauden ajan sekä Hankeikkunassa sen elinkaaren ajan tai siihen asti, kun henkilö itse kirjallisesti pyytää ministeriötä poistamaan tiedot.

Kuuleminen

Sidosryhmien kirjallisessa kuulemisessa käytämme valtioneuvoston yhteisiä palveluita, kuten lausuntopalvelu.fi, otakantaa.fi:tä ja VAHVA-asianhallintajärjestelmä. Nämä palvelut sisältävät valmiit tietosuojaselosteet henkilötietojen käsittelystä. 

Videoneuvotteluissa käytämme Teamsia ja Skypeä, joita koskevat tietosuojaselosteet löytyvät valtioneuvoston kanslian nettisivulta Tietosuoja https://vnk.fi/tietosuoja.

Maa- ja metsätalousministeriön myöntämien tutkimus- ja kehittämistoiminnan määrärahojen haku perustuu tutkimus- ja kehittämistoiminnan linjauksiin ja tutkimussuunnitelmiin. Tutkimukset ja selvitykset hankitaan avoimella haulla. Haut on tarkoitettu erilaisille organisaatioille, kuten korkeakouluille, tutkimuslaitoksille, yrityksille ja järjestöille tai näiden muodostamille konsortioille, joissa voi olla mukana myös kansainvälisiä toimijoita.

MMM:n rahoitushaut julkaistaan Hakuilmoitukset -sivulla ja tutkimus- ja kehittämismäärärahan hakemiseen liittyvät lomakkeet ja ohjeet löytyvät sivulta Lomakkeet ja ohjeet.  Hakemusten jättäminen ja käsittely toteutetaan Hankerahoituksen haku -palvelussa. Hakemuksen jättäminen edellyttää rekisteröitymistä. Rahoitettujen hankkeiden kuvaukset löytyvät sivulta MMM:n rahoittama tutkimus ja kehittäminen. 

Tutkimus- ja kehittämistoiminnan rahoittamiseen liittyvät hakemukset, päätökset ja muut asiakirjat tallennetaan valtioneuvoston VAHVA-asianhallintajärjestelmään.

Tutkimus- ja kehittämismäärärahojen haun yhteydessä käsittelemme henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Tallennetut henkilötiedot

Tallennamme hankehakijoista ja -toteuttajista hankeprosessin kannalta olennaiset henkilötiedot, esim. rahoituksen saajien yhteyshenkilöiden nimi- ja yhteystiedot ja hankkeen johtajan nimi- ja yhteystiedot. Pääsääntöisesti tiedot saadaan hankehakijalta ja -toteuttajalta itseltään. Näitä tietoja käsittelevät hankehakemuksia, -päätöksiä ja -maksatuksia käsittelevät henkilöt ministeriössä.

Muut tallennetut tiedot

Rahoitushakemusasiakirjat liitteineen, hakemuksista laaditut lausunnot, maksatustiedot ja hankkeiden raportit.

Tietojen luovutus ja siirto

Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa. Viranomaisen asiakirjojen ja tietojen julkisuudesta säädetään viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999). Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä julkisuuslain 13 § ja 16 §:n edellytysten mukaisesti. Julkinenkin asiakirja saattaa sisältää salassa pidettävää tietoa tai tietoja, joiden luovuttamista on rajoitettu (yleensä henkilötietoja).

Salassa pidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain asianomaisen suostumuksella, asianosaiselle tai lakiin perustuvan oikeuden nojalla. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään viranomaisia koskevien määräysten ja Kansallisarkiston tekemien säilytysaikapäätösten mukaisesti.

MMM:n myöntämien valtionavustusten hakemuslomakkeet sekä niiden käytön ehdot ja rajoitukset löytyvät sivulta Valtionavustukset. Hakemukset toimitetaan MMM:öön osoitteella kirjaamo.mmm@gov.fi. Valtionavustuksien hakuun ja myöntämiseen liittyvät asiakirjat tallennetaan valtioneuvoston VAHVA-asianhallintajärjestelmään.

Tallennetut henkilötiedot

Tallennamme avustuksensaajan yhteyshenkilön nimi- ja yhteystiedot ja nimenkirjoitusoikeuden omaamien henkilöiden nimi- ja yhteystiedot. Käsittelemme näitä tietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Muut tallennetut tiedot

Avustushakemusasiakirjat liitteineen, maksatustiedot ja raportit.

Tietojen luovutus ja siirto

Valtionavustuksiin liittyviä tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa. Viranomaisen asiakirjojen ja tietojen julkisuudesta säädetään viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999). Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä julkisuuslain 13 § ja 16 §:n edellytysten mukaisesti. Julkinenkin asiakirja saattaa sisältää salassa pidettävää tietoa tai tietoja, joiden luovuttamista on rajoitettu (yleensä henkilötietoja).

Salassa pidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain asianomaisen suostumuksella, asianosaiselle tai lakiin perustuvan oikeuden nojalla. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään viranomaisia koskevien määräysten ja Kansallisarkiston tekemien säilytysaikapäätösten mukaisesti.

Maa- ja metsätalousministeriön talous-, sopimus- ja henkilöstöhallinnon rekistereihin tallennamme tietoja viranhakua, palkkion maksua, matkustamista ja matkakorvauksia, ministeriössä asiointia ja työskentelyä, laskutusta ja laskujen maksua sekä sopimusten hallinnointia varten.

Tallennamme rekistereihimme lakisääteisten oikeuksiemme ja velvollisuuksiemme täyttämiseksi vaadittavat tiedot.

Tallennetut henkilötiedot

Keräämme henkilötietoja vain käsittelyn vaatimassa laajuudessa. Kerättävät henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin: henkilön yksilöintitiedot (esim. henkilön nimi, pankkitiedot), maksatustiedot (esim. matkakorvaukset), sopimuksiin liittyvät tiedot (esim. julkiset hankinnat) sekä muut tarvittavat tiedot.

Henkilötietojen luovutus ja siirto

Tietoja voimme luovuttaa tai ulkoistaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa. Tietoja luovutetaan säännöllisesti maksatusta varten rahalaitoksille, eläkettä varten Kevalle ja verotusta varten verohallinnolle sekä turvallisuusselvityksiä varten suojelupoliisille. Lisäksi tietojen käsittelyä on ulkoistettu Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukseen ja järjestelmätoimittajille. Matkatoimisto voi siirtää henkilötietoja edelleen kolmansiin maihin ja se on rekisterinpitäjänä vastuussa kyseisten henkilötietojen tietosuoja-asetuksen mukaisesta käsittelystä.

Tietojen säilytysaika

Talous-, sopimus- ja henkilöstöhallintoon kuuluvia henkilötietoja säilytetään kutakin asiakokonaisuutta sääntelevän lainsäädännön perusteella. Annamme pyynnöstänne tarkempia tietoja tietyn järjestelmän henkilötietojen säilytysajoista.

Tiedot maa- ja metsätalousministeriön avoimista viroista julkaistaan Valtiolle.fi-palvelussa, joka on pääasiallinen kanava työhakemuksen jättämiselle. Valtiolle.fi-palvelussa kerätään valintaprosessin kannalta olennaisia tietoja, jotka hakija itse antaa hakemuksen jättämisen yhteydessä. Hakuprosessin päättyessä laaditaan vertailumuistio, jossa vertaillaan hakijoiden ansioita valtion virkamieslainsäädännön ja työmarkkinalaitoksen ohjeiden mukaisesti.

Hakemuksen voi myös jättää sähköpostilla ja paperimuodossa kirjaamoomme hakuilmoituksessa mainitulla tavalla. 

Käsittelemme hakijan tietoja rekisterinpitäjän lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi. Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan virkamieslakia (750/1994) ja -asetusta (971/1994) sekä laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).

Tallennetut henkilötiedot

Keräämme seuraavat henkilötiedot: hakijan yksilöintitiedot (nimi, sukupuoli, osoite, puhelin, sähköposti ja muu mahdollinen yhteystieto), hakijan hakemuksessa esittämät tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, hakuprosessissa tallennetut videomateriaalit, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot.

Virkaan tai tehtävään valittavasta henkilöstä voidaan tehdä hakijan suostumuksella henkilöturvallisuusselvitys (turvallisuusselvityslaki 726/2014). Turvallisuusselvitysmenettelystä ja selvityksen kohteen oikeuksista saa tarkempia tietoja suojelupoliisin nettisivuilta.

Muut tallennetut tiedot

Haettavien virkojen ja tehtävien kuvaukset.

Tietojen luovutus ja siirto

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Luovutamme henkilötietoja niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Valtioneuvoston yleisistunnossa ja tasavallan presidentin esittelyssä päätetyt nimitysasiat julkaistaan valtioneuvoston päätöksinä.

Emme siirrä tai luovuta tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

Tietojen säilytysaika

Rekrytointeihin kohdistetut hakemukset poistuvat hakijan Valtiolle.fi-järjestelmään luomasta profiilista kaksitoista (12) kuukautta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen. Hakemukset poistuvat Valtiolle.fi-järjestelmän työnantajalle näkyvästä osiosta 3 kuukautta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen. 

Maa- ja metsätalousministeriö rekrytointiprosessiin liittyvien tietojen säilyttämisajat määräytyvät valtioneuvoston tiedonohjaussuunnitelman ja arkistolain (831/1994) mukaisesti.

Maa- ja metsätalousministeriö (MMM) ohjaa ja vastaa elinkeinokalatalouden sekä kalavarojen käytön ja hoidon tietojärjestelmien, tietovarantojen ja rekistereiden kehittämisestä ja ylläpidosta, lukuun ottamatta kalastonhoitomaksurekisteriä sekä sen hallinnoimiseksi välttämätöntä tietojärjestelmää, joista vastaa Metsähallitus. 

Rekistereistä säädetään laissa yhteisen kalastuspolitiikan seuraamusjärjestelmästä ja valvonnasta (1188/2014), laissa Euroopan unionin yhteisen kalastuspolitiikan kansallisesta täytäntöönpanosta (1048/2016), kalastuslaissa (379/2015) sekä laissa merellä toimivien kalastus- ja vesiviljelyalusten rekisteröinnistä (690/2010).

Elinkeinokalatalouden rekisterit

MMM toimii yhteisrekisterinpitäjänä seuraavissa elinkeinokalatalouden rekistereissä. Muut yhteisrekisteripitäjät on kerrottu suluissa.

• kaupallisista kalastajista pidettävä rekisteri (ELY-keskukset)
• elinkeinokalatalouden saalisrekisteri (Varsinais-Suomen ELY-keskus sekä Rajavartiolaitos)
• ensiostajarekisteri (Varsinais-Suomen ELY-keskus sekä Rajavartiolaitos)
• myynti-ilmoitusrekisteri (Varsinais-Suomen ELY-keskus sekä Rajavartiolaitos)
• alusten satelliittiseurantajärjestelmä (Varsinais-Suomen ELY-keskus sekä Rajavartiolaitos)
• kalastuksen valvonnan ilmoitus- ja luparekisteri (Varsinais-Suomen ELY-keskus sekä Rajavartiolaitos)
• valvontatapahtumarekisteri (Varsinais-Suomen ELY-keskus sekä Rajavartiolaitos)
• saalistodistusrekisteri (Varsinais-Suomen ELY-keskus)
• rikkomusrekisteri (Ruokavirasto)
• kaupallisen kalastuksen toimijakohtaisia kalastuskiintiöitä koskeva rekisteri (ELY-keskus)
• kalastusalusrekisteri (Varsinais-Suomen ELY-keskus)
• sisävesien kalastusalusrekisteri (ELY-keskukset)
• Euroopan meri-, kalatalous- ja vesiviljelyrahaston toimintaohjelman tietojärjestelmä (EMKVR), elinkeinokalatalouden rakennetukirekisteri (ELY-keskukset ja KEHA-keskus)

Varsinais-Suomen ELY-keskus toimii päävastuullisena rekisterinpitäjänä kaikissa niissä rekistereissä, joissa ELY-keskus tai ELY-keskukset ovat yhtenä rekisterinpitäjänä. Rikkomusrekisterin päävastuullinen rekisterinpitäjä on Ruokavirasto. Päävastuullinen rekisterinpitäjä vastaa rekisterinpitäjien yleisistä velvollisuuksista kuten tietojen luovutuksista.

Rekisterissä tarvittavat henkilötiedot saamme henkilöiltä itseltään esim. tukihakemusten ja muiden hankekohtaisten lomakkeiden yhteydessä sekä rekistereihin liittyvän asioinnin asiointipalveluiden kautta. Henkilötietoja saadaan myös DVV:n väestötietojärjestelmästä sekä Suomi.fi –tunnistautumispalvelusta.

Tallennetut henkilötiedot

Elinkeinokalatalouden tietovarantoon kerätään ja tallennetaan ko. rekisterinpidon kannalta välttämättömät henkilötiedot. 

Näitä tietoja ovat elinkeinokalatalouden tukien tietovarannon osalta esimerkiksi tuenhakijan, hankkeen yhteyshenkilön tai koulutukseen osallistuvan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja asema organisaatiossa. Euroopan yhteisen kalastuspolitiikan täytäntöönpanoon ja valvontaan liittyvien rekistereiden osalta tallennetaan toimijoiden, ilmoittajien ja valvonnan kohteiden rekisterinpidon kannalta välttämättömiä henkilötietoja. Viranomaiskäyttäjistä rekistereihin tallennetaan muun muassa henkilötunnus, käyttäjätunnus, käyttäjän nimi, tehtävänimike, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tarkempia tietoja rekisterinpitäjistä sekä rekistereihin tallennetuista henkilötietoryhmistä löytyy MMM:n tietosuojasivuilta löytyvistä rekisterikohtaisista tietosuojaselosteista sekä ko. rekisterin pitämisestä annetussa laissa.

Tietojen luovutus ja siirto

Tietojen luovuttamisesta on säädetty yllä mainituissa rekisterin pitoon liittyvässä lainsäädännössä, minkä lisäksi voimme luovuttaa tietoja niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tarkempia tietoja rekisterikohtaisista tietojen luovutuksista löytyy MMM:n tietosuojasivuilta löytyvistä rekisterikohtaisista tietosuojaselosteista. 

Myönteisistä Euroopan meri-, kalatalous- ja vesiviljelyrahaston varoista rahoitetuista päätöksistä (hankkeista) julkaistaan tietoja julkisessa tietopalvelussa. Allekirjoittaessaan hakemuksen tuensaaja on hyväksynyt tietojen julkaisemisen.

Emme luovuta tietojasi suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille, lukuun ottamatta saalistodistusrekisteriä. Saalistodistusrekisteristä luovutetaan tietoja neuvoston LIS-asetuksen (1005/2008) mukaisesti.

Lisätietoja rekistereistä antavat ensisijaisesti tietosuojaselosteissa mainitut rekisterinpitäjien yhteyshenkilöt. Lisätietoa antavat myös maa- ja metsätalousministeriössä elinkeinokalatalouden tietovarannon rekistereistä Ali Lindahl  (etunimi.sukunimi@gov.fi) ja kalavarojen käytön ja hoidon tietovarannon rekistereistä Jouni Tammi (etunimi.sukunimi@gov.fi).

Tietojen säilytysaika

Osa rekistereihin tallennetuista tiedoista säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa arkistolain ja arkistolaitoksen päätösten nojalla. Määräajan säilytettävistä tiedoista ja säilytysajoista on säädetty ko. rekisterin pitämisestä annetussa laissa. Hankkeiden tietoja säilytetään järjestelmien tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti vähintään 20 vuotta hankkeen sulkemisesta.

Kalavarojen käytön ja hoidon tietovarantojen rekisterit

Kalavarojen käytön ja hoidon tietovarannon rekisterinpitäjinä ovat ELY-keskukset, Metsähallitus, Luonnonvarakeskus sekä kalatalousalueet. Näiden rekistereiden tietosuojaselosteita ylläpitää kukin rekisterinpitäjä. 

Kalavarojen käytön ja hoidon tietovarannon rekistereihin tallennettavista henkilötiedoista löytyy Kalastuslaista (379/2015) sekä kultakin rekisterinpitäjältä löytyvästä tietosuojaselosteesta. Viranomaiskäyttäjistä rekistereihin tallennetaan muun muassa henkilötunnus, käyttäjätunnus, käyttäjän nimi, tehtävänimike, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Rekistereihin ei tallenneta asiakkaiden henkilötunnuksia lukuun ottamatta kalastuksenvalvojarekisteriä. 
 

Ilmoittajansuojelun avulla ilmoittajat voivat ilmoittaa väärinkäytöksistä turvallisesti. Ilmoittaa voi joko sisäiseen tai ulkoiseen ilmoituskanavaan. Valtioneuvoston kanslian sisäiseen ilmoituskanavaan on pääsy vain valtioneuvoston kanslian palveluksessa olevilla. Muut henkilöt, kuten eläköityneet virkamiehet tai yhteistyökumppanien palveluksessa olevat voivat tehdä valtioneuvoston kanslian toimintaan liittyvän, työssään havaitsemansa ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvan ilmoituksen oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittely liittyy ilmoittajansuojelulaissa (1171/2022) säädettyihin tehtäviin. Ilmoittajansuojelulain 30 §:n mukaan rekisterinpitäjä saa käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin ja rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä tietoja vain, jos käsittely on ilmoittajansuojelulain tarkoituksen kannalta välttämätöntä. 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi). 

Käsiteltävät tiedot

Ilmoittajansuojeluasioissa käsiteltävät ilmoitukset voivat sisältää mitä tahansa ilmoittajan ilmoitukseen liittämiä henkilötietoja. 

Ilmoittajansuojeluasioissa ilmoittajan henkilötietoja ei tallenneta asian tai asiakirjan kontaktitietoihin asian vireillepanijana eikä myöskään ilmoituksen kohteen henkilötietoja tallenneta asian tai asiakirjan kontaktitietoihin. Ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilötietoja käsitellään kuitenkin ilmoitusta koskevissa asiakirjoissa, kuten esimerkiksi itse ilmoituksessa.

Ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituksen tekijän ja ilmoituksen kohteen henkilötiedot ovat aina kokonaan salassa pidettäviä.

Tilanteet, joissa tieto ilmoituksen tekijän henkilöllisyydestä voidaan luovuttaa muulle viranomaiselle tai ilmoituksen kohteelle

Ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa ilmoittajansuojelulaissa säädetyn salassapitovelvollisuuden estämättä antaa tiedon ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi nimetylle henkilölle, jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi.

Lisäksi ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot salassapitosäännösten estämättä, jos tiedon antaminen on tarpeen:

1. toimivaltaiselle viranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten;
2. esitutkintaviranomaisille rikosten ennalta estämistä, paljastamista, selvittämistä ja syyteharkintaan saattamista varten;
3. syyttäjälle Syyttäjälaitoksesta annetun lain (32/2019) 9 §:ssä säädettyjen tehtävien suorittamista varten;
4. ilmoituksen kohteelle oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tuomioistuimessa tapahtuvassa käsittelyssä tai tuomioistuimen ulkopuolisessa oikeudellisessa tai hallinnollisessa menettelyssä. 

Asianosaisen oikeudesta saada salassa pidettävä tieto säädetään muualla laissa erikseen. 

Ilmoituksen kohteella on oikeus ilmaista ilmoittajan henkilöllisyys ja saada viranomaiselta tieto ilmoittajan henkilöllisyydestä, jos se on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä.

Ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilön on ilmoitettava ilmoittajalle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, jollei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä, esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä. Toimivaltaisen viranomaisen on lisäksi annettava ilmoittajalle kirjallinen selvitys salassa pidettävien tietojen ilmaisemisen syistä.

Tietojen käsittely on rajattua organisaatiossa ja ajallisesti

Ilmoittajansuojeluasioissa henkilötietoja saavat käsitellä vain ilmoittajansuojelulain tarkoittamalla tavalla tehtävään asianomaisessa ministeriössä nimetyt henkilöt. 

Ministeriöön toimitetut ja ministeriössä laaditut asiakirjat sekä niihin sisältyvät henkilötiedot säilytetään tiedonohjaussuunnitelmassa määrättyjen asiakirjojen säilytysaikojen mukaisesti. Säilytysaikojen määrittelyssä on otettu huomioon, mitä ilmoittajasuojelulain 29 §:n 2 momentissa on säädetty.

Asianhallintajärjestelmään tallennettuja tietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeutta käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta ilmoittajansuojeluasioihin ja rekisteröidyn pääsyä tietoihin voidaan rajoittaa, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa tiedoista on sellaisia, että ne jäävät pääsyoikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa rajoituksen syyt ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.

Henkilötietoja koskeva tietopyyntö ja henkilötietojen oikaisemista tai täydentämistä sekä käsittelyn rajoittamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle.

Katso tarkempia tietoja rekisteröidyn oikeuksista Käyttäjän oikeudet ja henkilötietojen tarkistaminen -sivulta.