Framsyn som ett led i arbetet

Coronavåren innebar mycket nytt också i arbetslivet. Den oväntade, utdragna perioden med distansarbete tvingade oss att snabbt hitta nya sätt att arbeta – inte bara i form av distansmöten – och vidta nya slags åtgärder för sätt säkerställa att förvaltningen fortfarande fungerar smidigt i kontaktytan med kunderna, skriver konsultativa tjänstemannen Elina Nikkola.

Prognostiserings- och strategigruppen inom jord- och skogsbruksministeriets förvaltningsområde har gått igenom lärdomarna av distansarbetet under coronavåren, och det visade sig att ärenden har skötts klanderfritt trots undantagsförhållandena. Det långsiktiga arbetet med att utveckla de elektroniska tjänsterna bär nu frukt – många kundserviceuppgifter har redan tidigare skötts elektroniskt. Även de utbildningar och seminarier som ordnades på distans var lyckade. Användningen av distansförbindelser och de nya arbetsformerna har ökat då krisen dragit ut på tiden. Till och med tillsyn har utövats på distans i form av dokumentkontroll, och Livsmedelsverket har i regel haft positiva erfarenheter av detta. Avsikten är därför att vidareförädla och utnyttja lärdomarna av tillsyn på distans och anvisningarna i anslutning till detta.

Helt problemfritt gick våren förstås inte. Bland annat lantmäteriförrättningar uteblev på grund av begränsningarna av sammankomster, och att möjliggöra deltagande på distans i olika lagstadgade möten var svårt bland annat på grund av brist på distansförbindelser och på lagstiftning som tillåter deltagande på distans. Våren visade hur mycket världen och sätten att arbeta har förändrats. Vi har haft ett bra tillfälle att utreda behovet av lagstiftning som möjliggör arbete på distans och ställa in oss på att uppgifterna går att sköta också på mindre traditionella sätt.

När en kris slår till framhävs betydelsen av framsyn. Framsyn hjälper till att skapa en gemensam lägesbild av vad som är möjligt, önskvärt och sannolikt och hur vi kan förbereda oss på framtida situationer. När coronapandemin blev ett faktum blev också framsyn allt viktigare med tanke på ledningen, riskhanteringen och beredskapen. Upprätthållandet av en korrekt lägesbild kräver kontinuerlig uppföljning och uppdatering samt identifiering av rätt åtgärder. Det är viktigt att känna till vilken framsynskapacitet och framsynskompetens som finns i organisationen, och dessa ska utnyttjas när man funderar på beredskapsåtgärder.

Jord- och skogsbruksministeriet har redan tagit steg i denna riktning. Före semestrarna fastställde kanslichefens ledningsgrupp att framsyn i allt högre grad ska kopplas till ministeriets ledning, och att framsynsfrågor i fortsättningen ska behandlas regelbundet, närmare bestämt ett par gånger om året under strategidagarna för cheferna vid ministeriet. Syftet är att fördjupa sambandet mellan framsyn, beredskap och riskhantering. Redan i slutet av sommaren kommer en mindre grupp att dryfta hur detta ska främjas i praktiken.

Från detta år, coronatiden, kommer vi alltså att minnas mer än bara diskussionen om munskydd och säkerhetsavstånd och lukten av handdesinfektion som slår emot en överallt. Vi minns etablerad framsynspraxis i kombination med utformning och upprätthållande av en gemensam lägesbild och nya, kostnadseffektiva sätt att sköta gemensamma ärenden.