Huoneistotietojärjestelmän ensimmäisessä vaiheessa otetaan käyttöön järjestelmä, jossa hallitaan asunto-osakeyhtiöiden sekä tiettyjen keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden omistus-, panttaus- ja rajoitusmerkintöjä. Parhaillaan on menossa siirtymäkausi, jonka kuluessa taloyhtiöiden pitää siirtää osakeluettelonsa ylläpito huoneistotietojärjestelmään. 

Järjestelmän käyttöönotto on jo itsessään huikea loikka paperisesta maailmasta sähköiseen maailmaan. Huoneistotietojärjestelmän ensimmäinen vaihe helpottaa omistajatiedon selvittämistä myyntiprosessin alussa sekä tarjoaa välineet ottaa vastaan omistajakirjaushakemus sähköisesti, kun sähköistä kauppakirjaa allekirjoitetaan. 

Omistajaselvityksen ja kauppakirjan allekirjoituksen välissä tapahtuu kuitenkin melkoisesti asioita, joita hallitaan edelleen käsipelillä. Ylipäätään kaikki prosessit, joissa tarvitaan isännöitsijäntodistuksen tietoja, törmäävät samaan ongelmaan – tietoja ei saa käytännössä ollenkaan sähköisessä muodossa. Tiedot välitetään joko paperilla tai pdf-tulosteina, joista tarvittavat tiedot on käsin syötettävä eteenpäin omaan järjestelmään. Ratkaisun hakeminen ongelmaan edellyttää vahvaa yhteistä tahtotilaa ja yhteisten toimintamallien määrittelyä sekä tietojen ja tiedonsiirtojen standardointia. 

Tiedonhallinnan ongelmat koskevat myös taloyhtiöitä itseään. Esimerkiksi isännöitsijän vaihdostilanteet ovat nykyisellä toimintamallilla työläitä toteuttaa. Samoja taloyhtiön tietoja joudutaan syöttämään järjestelmiin käsin uudestaan ja uudestaan.

Huoneistotietojärjestelmän jatkokehittämishankkeessa luodaan edellytykset taloyhtiötietojen liikkumiseksi sähköisessä muodossa järjestelmien välillä. Järjestelmää kehitetään toiminnallisesta näkökulmasta niin, että se tukisi nykyistä paremmin taloyhtiöiden hallintoa, osakkaiden tiedonsaantia sekä asuntokaupan ja luotonannon tietotarpeita. Tietosisällöllisesti on siis kyse asunto-osakeyhtiölainsäädännössä määritellyistä tiedoista, jotka taloyhtiö luovuttaa isännöitsijäntodistuksella. 

Taloyhtiötiedon ohella huoneistotietojärjestelmän tietosisältöä laajennetaan asuntojen kauppahintatiedoilla. Tällä hetkellä Suomessa ei ole yhtenäistä, ajantasaista ja kattavaa kauppahintarekisteriä. Asuntomarkkinan todellinen tilanne selviää tällä hetkellä viiveellä. Silloin reagointi äkillisiin häiriötilanteisiin ei ole mahdollista. Asuntojen kauppahinnat vaikuttavat myös suoraan elinkustannusindeksin kautta esim. eläkkeiden tai vuokrien korotuksiin, joten pohjatiedon tulisi olla nykyistä parempilaatuista ja ajantasaista. 

Tiedot ovat yhtäläisin edellytyksin kaikkien markkinatoimijoiden hyödynnettävissä. Aivan uudenlaisten tietojen saatavuus epäilemättä synnyttää uudenlaista liiketoimintaa ja uudenlaisia palvelumalleja alalle. Taloyhtiöiden vertailtavuuden paraneminen itsestään selvästi kannustaa taloyhtiöitä hyvään kunnossapitoon. 

Taloyhtiöissä liikkuu sähköisesti myös muita tietoja, kuten esimerkiksi huoltoyhtiön seuraamia energian kulutustietoja, mutta näitä ei käsitellä huoneistotietojärjestelmän jatkokehityshankkeessa. Talotekniikka ja huoltoyhtiöiden käyttämät sähköiset järjestelmät ovat toki tärkeä osa taloyhtiön arjen pyörittämistä, mutta eivät huoneistotietojärjestelmän jatkokehittämisessä hallittavaa toimintaa. Taloyhtiöiden operatiivisten huolto- ja ylläpitotoimintojen tietojen digitalisointia ja yhteentoimivuutta edistetään muissa käynnissä olevissa hankkeissa, esimerkiksi Ilmastoviisaat taloyhtiöt –hankkeessa. 

Huoneistotietojärjestelmässä on kysymys alustan ja palveluiden luomisesta, joiden avulla tietoja saadaan koneluettavassa muodossa välitettyä järjestelmien välillä. Julkinen sektori tuottaa yhteiset toimintamallit ja standardit, mutta yksityisen sektorin tehtäväksi jää palvelukerroksen synnyttäminen syntyvän alustan päälle. Julkisen sektorin toimesta ei tehdä niitä asioita, jotka syntyvät yksityisellä sektorilla.

Huoneistotietojärjestelmän kehittämishankkeessa keskitytään ratkaisemaan niitä ongelmia, joita yksityisen sektorin on erittäin vaikeaa tai mahdotonta ratkaista. Alan kehittyminen edellyttää toimenpiteitä julkiselta sektorilta, jotta toiminta yksityisellä sektorilla voisi kehittyä pisteratkaisuja laajemmaksi liiketoiminnaksi. 
 

Kirjoittaja toimii hankepäällikkönä maa- ja metsätalousministeriön tieto- ja tutkimusyksikössä