Maa- ja metsätalousministeriön blogi

Ennakointia työaikana

Elina Nikkola Julkaisupäivä 17.8.2020 10.35 Blogit MMM

Koronakevät laittoi meidät myös työelämässä uuden eteen useammallakin tavalla. Yllättävä ja pitkittynyt etätyöperiodi pakotti meidät löytämään pikavauhtia uusia työnteon muotoja, ei pelkästään etäkokouksina, vaan myös muina toimina, jotka varmistavat hallinnon kitkattoman toiminnan asiakasrajapintaan päin. Eli ei niin huonoa, että ei jotakin hyvääkin. Kriisi toi mukanaan mahdollisuuden kokeilla ja tehdä asioita uudella tavalla.

Maa- ja metsätalousministeriön hallinnonalan ennakointi- ja strategiaryhmä kävi läpi koronakevään etätoiminnasta saatuja oppeja ja osoittautui, että asioiden hoito on poikkeusolosuhteista huolimatta sujunut varsin mallikkaasti. Sähköisten palvelujen pitkäjänteinen kehittäminen kantaa nyt hedelmää: monia asiakaspalveluun liittyviä tehtäviä on jo ennestään hoidettu verkossa. Myös etätilaisuuksiksi muutetut koulutukset ja seminaarit ovat onnistuneet hyvin. Etäyhteyksien käyttö ja uudet työn tekemisen muodot ovat kriisin pitkittyessä lisääntyneet; jopa ”etätarkastuksia” asiakirjavalvonnan muodossa on tehty ja Ruokaviraston kokemukset näistä ovat olleet pääsääntöisesti myönteisiä. Etävalvonnasta saatuja oppeja ja asiaan liittyvää ohjeistustyötä onkin ajatuksena jalostaa edelleen ja ottaa käyttöön pysyvämmin. 

Ongelmiakin toki ilmeni. Kokoontumisrajoitusten vuoksi keväällä jäi tekemättä muun muassa maamittaustoimituksia ja etäosallistumisen mahdollistaminen erilaisissa lakisääteisissä kokouksissa on ollut vaikeaa esimerkiksi etäyhteyksien tai etäosallistumisen mahdollistavan lainsäädännön puutteen vuoksi. Kevät oli hyvä happotesti sille, miten paljon maailma ja tekemisen käytännöt ovat muuttuneet. Meillä onkin ollut hyvä hetki perata etäkäytäntöjen mahdollistavien pykälien tarvetta ja asemoitua siihen, että tehtäviä voidaan hoitaa myös muuten kuin perinteisin tavoin.

Kun kriisi iskee, ennakoinnin merkitys korostuu. Ennakoinnin avulla rakennetaan yhdessä tilannekuvaa siitä, mikä on mahdollista, toivottavaa ja todennäköistä ja miten me voimme varautua tuleviin tilanteisiin. Koronapandemian konkretisoiduttua, ennakoinnin merkitys johtamisen, riskienhallinnan ja varautumisen näkökulmasta tuli näkyväksi.  Oikean tilannekuvan ylläpito vaatii jatkuvaa seurantaa ja päivittämistä sekä ”oikeiden” toimenpiteiden tunnistamista. Ennakointikapasiteetin ja -kompetenssin tunnistaminen organisaatiossa on tärkeää ja ne tulee hyödyntää varautumistoimia mietittäessä.

Maa- ja metsätalousministeriö on jo ottanut askeleita tähän suuntaan. Ennen kesälomia kansliapäällikön johtoryhmä linjasi, että ennakointi kytketään entistä tiiviimmin ministeriön johtamiseen ja ennakointiasioita käsitellään jatkossa säännöllisesti ministeriön esimiesten strategiapäivillä pari kertaa vuodessa. Ennakoinnin, varautumiseen ja riskienhallintaan yhteyttä halutaan tiivistää ja pienryhmä pohtiikin jo heti loppukesästä, miten asiaa edistetään käytännössä.

Tästä vuodesta, korona-ajasta, jää siis muistoksi muutakin kuin suojamaskikeskustelu, turvavälit ja kaikkialla leijuva käsidesin tuoksu. Näitä ovat vakiintuneet ennakointikäytännöt yhdistettynä yhteisen tilannekuvan hahmottamiseen ja ylläpitoon sekä uudenlaiset, kustannustehokkaat käytännöt yhteisten asioiden hoitoon.

 

 

Elina Nikkola Hallinto MMM Poimi pääuutiseksi

Lisää kommentteja